Cómo liderar una reunión que sí avance, paso a paso

Una reunión mal conducida cuesta más de lo que parece. Consume el tiempo de varias personas, deja decisiones sin tomar y a quienes asisten sin claridad. Una bien conducida deja acuerdos claros y facilita el trabajo posterior. Liderar una reunión es oratoria aplicada, y se aprende con un método.

Antes, define el objetivo

Escribe en una frase para qué es la reunión, ya sea decidir algo, resolver un problema o compartir información. Si no puedes escribirla, quizá basta con un mensaje. Después, invita solo a quien necesita estar, y envía el orden del día con anticipación.

Orden del día con tiempos

Una lista corta con el tiempo de cada punto evita que el primero consuma toda la hora. Pon primero lo más importante, porque el cansancio crece con los minutos.

Durante la reunión, abre, conduce y cierra

• Abre diciendo el objetivo y cuánto durará. Tres frases, no diez.
• Conduce con preguntas y turnos. Si alguien monopoliza, puedes decir “Gracias, escuchemos también a otras personas”. Si alguien no habla, invítalo con una pregunta concreta.
• Cuida el tiempo. Es el trabajo de un cronometrador. Si lo asumes tú, avisa cuando falten cinco minutos.
• Anota decisiones a la vista de todos, para que se confirmen.

Cierra con acuerdos

Los últimos minutos son los más valiosos. Repite cada decisión, quién hace qué y para cuándo. Un acuerdo sin responsable ni fecha es una buena intención.

Después, envía el resumen

Envía en el mismo día un mensaje corto con los acuerdos. Es la manera de que las reuniones den resultados.

Escuchar, conducir y evaluar

Todo esto se apoya en habilidades que se entrenan, como escuchar, dar retroalimentación y hablar con claridad. En una sesión de Toastmasters, quien hace de maestro de ceremonias conduce una reunión completa con agenda y tiempos, y los roles se rotan. Consulta los roles para ver cómo se reparten.